Buenas prácticas para resúmenes y presentaciones en conferencias académicas
Presentar un trabajo de investigación en una conferencia académica representa uno de los mejores logros de todo investigador.
¿Qué es una conferencia académica?
Es una reunión organizada para difundir los hallazgos y avance de investigaciones. Este es un espacio físico o virtual, ideal para aprender, discutir, recibir críticas, comentarios y sugerencias de otros expertos en temas de interés común, así como para establecer relaciones profesionales.
Según el Centro para la Salud y Desarrollo Comunitario de la Universidad de Kansas, el éxito de una conferencia está en el manejo de los detalles de su organización, planificación, desarrollo de la conferencia en sí, y la evaluación de sus procesos. Cada detalle requiere la aplicación de buenas prácticas diseñadas ad hoc para el manejo de resúmenes y presentaciones de conferencias científicas.
¿Qué son las buenas prácticas para resúmenes y presentaciones de conferencias?
Son el conjunto de acciones o pautas para lograr el éxito de una conferencia. No existe hasta la fecha pautas estandarizadas de buenas prácticas para resúmenes y presentaciones de conferencias (BPCAP en Inglés), a diferencia de pautas de buenas prácticas para publicaciones científicas (BPP), por ejemplo, pautas de la Universidad de Salamanca de buenas prácticas para publicaciones científicas, pautas de CONSORT para informes de resúmenes de revistas y congresos, pautas de PRISMA para informes de revisiones sistemáticas en resúmenes de revistas y conferencias, pautas o recomendaciones del ICMJE para presentar informes de investigaciones y otros materiales publicados en revistas médicas (Publication of Scholarly Work in Medical Journals).
Aunque muchas organizaciones tienen décadas de experiencia en conferencias académicas, solo recientemente ha surgido la idea de establecer pautas para orientar las BPCAP tendientes a estandarizar globalmente la calidad y ética en las presentaciones orales de los trabajos de investigación y todos los aspectos relacionados con la realización de las conferencias. Las BPP son una referencia importante aplicables a las publicaciones de las investigaciones presentadas en el evento. Sin embargo, son insuficientes para aplicar a las acciones propias de una conferencia, de las que carecen las BPP.
Actualmente, las BPCAP se encuentran en un proceso de construcción con el aporte voluntario de experiencias de investigadores, sociedades científicas, empresas patrocinadoras y otros contribuyentes.
Diferencias entre las BPP y las BPCAP
Si bien las BPP y BPCAP tienen similitudes en sus propósitos de orientar a los actores de la producción y difusión de las investigaciones científicas, existe entre ambas diferencias útiles para tomar en cuenta. Por ejemplo;
– BPCAP proporciona pautas conferencias científicas, mientras BPP brinda pautas para publicar informes de investigaciones.
– BPCAP puede aplicarse para presentar, como primicia, datos de investigaciones en curso a una audiencia especializada en el tema. Por el contrario, BPP se puede aplicar únicamente a investigaciones concluidos y disponible al público en general sin importar su especialización.
Las diferencias son numerosas y cubren casi todos los detalles de ambos tipos de prácticas. (ver anexo 1)
Características de las BPCAP
Las características de BPCAP están relacionadas con el propósito de estandarizar todos los aspectos y actividades que involucran las conferencias científicas para lograr la calidad en el marco del respeto a los valores éticos.
Las BPCAP alienta a los organizadores para lograr la calidad de los contenidos temáticos, calidad de los procesos, la organización, planificación, evaluación de los procesos.
En el aspecto ético, las BPCAP promueven la transparencia financiera, respeto a los derechos de autor, el reconocimiento a los contribuyentes al evento, etc.
Los puntos clave de las BPCAP
Los autores que han contribuido en la elaboración de primer consolidado de BPCAP (Foster et als., 2019) han considerado como puntos clave de BPCAP, por ejemplo,
- La revisión por pares de los trabajos propuestos para las conferencias, como base para su selección y aceptación.
- Poner parámetros en las características de los materiales de presentación (posters, diapositivas, resúmenes).
- Normar las presentaciones reiterativas (aquellos trabajos que fueron presentados en otros eventos académicos).
- Difundir las fuentes de financiamiento, contribuciones y reconocimientos en los materiales y medios de divulgación disponibles.
“Piensa.comprueba.asiste” a la conferencia correcta
Según el Informe de la UNESCO sobre la Ciencia, la mayoría de los países apuestan por la investigación y como nunca antes, entregan más información resultante de sus investigaciones. Este hecho ha generado el incremento del número de investigadores deseosos de encontrar espacios donde presentar y difundir sus hallazgos.
Este contexto, ha generado la proliferación de las conferencias “depredadoras” o conferencias falsas, mal organizadas y de mala calidad que explotan al investigador al pedirles cobros por diversos servicios (publicación, revisión por pares, etc.) que incumplen o las cumplen sin observar las pautas del rigor científico correspondiente.
Frente a esta amenaza, han surgido iniciativas para proteger a los investigadores del engaño de los “depredadores”. Sarah Eaton (2018) presenta un panorama general de revistas depredadoras y conferencias cuestionables (Questionable Conferences) y aconseja cómo evitarlos. Asimismo, en el 2008 Jeffrey Beall, publicó por primera vez una lista denominada lista de Beall (Beall´s list https://beallslist.net/) que es una lista de editores depredadores puestos al descubierto en la página de Revistas Independientes (Standalone Journals list https://beallslist.net/).
Authoraid (2017) viene promoviendo la campaña Think. Check. Submit. para ayudar a identificar revistas apropiada para publicar y la campaña Why Think. Check. Attend. para evaluar las conferencias académicos y decidir la asistencia o presentar su investigación.
La campaña Think.Check.Attend (Piensa.Comprueba.Asiste) induce al escepticismo de una conferencia. La campaña consiste en responder un conjunto de cuestionamiento sobre la conferencia para detectar si ésta es genuina, de buena reputación y adecuada a los propósitos del investigador:
PIENSA si la conferencia es correcta, respondiendo preguntas como: ¿la agenda de la conferencia es coherente con los objetivos y la temática? ¿Los términos técnicos están escritos correctamente y actualizados respecto a los temas clave del área?
COMPRUEBA las características de la conferencia respondiendo preguntas como ¿tengo buenas referencias de los organizadores y patrocinadores?
ASISTE implica enviar su resumen si las respuestas a las preguntas de PIENSA y COMPRUEBA han sido mayormente positivas.
Otra alternativa para evitar a los “depredadores” es asociar la conferencia con revistas de publicación confiable que practica la revisión por pares. Por ejemplo, el ICMJE (2019) (International Commitee of Medical Journal Editors, organización reconocida que desarrolla un trabajo riguroso en la realización, presentación de informes, edición y publicación de trabajos académicos en revistas médicas) publica y actualiza permanentemente un listado de editores de revistas que evidencian la revisión por pares. Es importante conocer ese listado que excluye a los “depredadores”.
Recomendaciones para el éxito de las conferencias
Los organizadores de conferencias pueden lograr el éxito cumpliendo con BPCAP. Ejemplo,
- Observar las Recomendaciones de buenas prácticas para todos los aspectos relacionados a la conferencia, entre ellas, la formación de listas de contribuyentes de todo tipo de ayuda y difundir en las publicaciones.
- Establecer parámetros en las características de los materiales publicables de las conferencias.
- Utilizar estrategias o códigos para identificar las presentaciones.
- Evaluar los procesos para realizar enmiendas en las próximas conferencias
- Registrar y compartir las lecciones aprendidas en cada conferencia.
- Desarrollar todo el proceso con ética y transparencia.
Las aplicación de buenas practicas en las conferencias, en opinión de muchos investigadores, no son fáciles de implementar. Sin embargo, se perfilan como una herramienta muy potente para orientar a los organizadores a mejorar la calidad de las conferencias académicas, por lo cual, merecen ser tomadas en cuenta.
ANEXO 1
Cuadro 1. Diferencias entre las Buenas Practicas para Resúmenes y Presentaciones
de Conferencias (BPCAP) y Buenas Practicas para Publicaciones (BPP)
| BPCAP | BPP |
| 1 Han sido surgido en base a BPP, adecuándolas a la elaboración de recursos indispensables (resúmenes, posters, diapositivas) para presentaciones orales de investigaciones científicas. | 1 Han surgido en base a la experiencia de expertos vinculados a la publicación escrita de investigaciones científicas |
| 2 Su objetivo es proporcionar pautas sobre las buenas prácticas antes, durante y después de las conferencias científicas poniendo énfasis en aspectos donde las BPP no se adecuan a las necesidades ad hoc de la conferencia. | 2 Su objetivo es desarrollar las mejores prácticas y los estándares éticos en la conducta y la presentación de informes de investigaciones y otros materiales publicados en revistas médicas como son recomendados por el ICMJE. (Purpose of the Recommendations) |
| 3 Sirven para orientar a los investigadores, organizadores, patrocinadores, colaboradores a asumir la organización, planificación, desarrollo de la conferencia y evaluación de sus procesos, con responsabilidad y sin fines de lucro,
|
3 Sirven para orientar a los autores, editores y otros involucrados en la revisión por pares y la publicación biomédica a crear y distribuir de manera precisa, clara y reproducible. |
| 4 Está centrada en cubrir la necesidad de orientación sobre los resúmenes y presentaciones de conferencias con rigor científico y pueda ser el referente estándar para las conferencias académicas de diversas temáticas. | 4 Está centrada en fortalecer las pautas de buenas prácticas ya existentes y que puedan ser aplicadas a los informes de investigaciones y otros materiales publicados en revistas científicas.
|
| 5 Pueden ser utilizados para presentar, como primicia, datos de investigaciones en curso a una audiencia especializada en el tema. | 5 Se usan para presentar informes de proyectos de investigación concluidos y disponible al público sin importar su especialización. |
| 6 Se aplican en eventos académicos organizado por sociedades serias, reconocidas y confiables. | 6 Se aplican principalmente a publicaciones revisadas por pares en revistas científicas. |
| 7 Pretende compensar omisiones y/o limitaciones a las buenas practicas incurridas hasta hoy en la mayoría de las conferencias; por ejemplo, la revisión por pares de los resúmenes y de los posters, revisión rigurosa del nivel e idoneidad de los temas para ser presentados oralmente, la transparencia y ética en la autoría de la información, etc. y otros detalles específicos.
|
7 La buenas practicas están establecidas y cada vez mejoradas por las comunidades científicas, empresas editoras, empresas patrocinadoras y continúan siendo la base para elaborar las BPCAP. |
| 8 Tiene el propósito de estandarizar todos los aspectos relacionados a las conferencias para forjar y lograr la calidad en el marco del respeto a los principios éticos.
Calidad del evento (ambientes o espacios, recursos materiales, tecnología, competitividad de los autores ponentes y los ponentes-no-autores, moderadores, etc.) Calidad de los contenidos temáticos (nivel y profundidad de los temas investigados, calidad de los aportes al avance de ciencia y tecnología, revisión por pares, edición, corrección y publicación de los resultados investigados, información actualizada, etc.) Principios éticos y transparencia (respeto a los derechos de autoría, visibilización de los comentarios de revisiones por pares de cada abstracts y otros materiales presentados, citación de referencias, respeto a los derecho de los participantes, patrocinadores, colaboradores, cumplir con las pautas de BPP de los artículos resultantes del evento, respeto a las leyes del país anfitrión, etc.) Calidad de los procesos antes, durante y después de la conferencia: – Organización (estructura organizativa, por ejemplo, comités diversos, coordinadores; cronograma y distribución de tareas; gestión de financiamiento y logística, infraestructura, tecnología, etc.). – Planificación de la conferencia (publicidad, inscripción de asistentes, invitación y selección de ponentes, asignación cronogramada de ambientes para cada presentación, mapas geográficos del evento, registro de presentaciones, presentaciones reiteradas, etc.). – Desarrollo de la conferencia (control de ingreso al evento, programa de bienvenida, atención con materiales y servicios a los participantes, a los moderadores, a los ponentes, presentación de temas especializados, presentación de diapositivas y exhibición de posters, atención a emergencias, grabaciones, filmaciones, limpieza, señalizaciones, seguridad, transporte, reconocimientos, programa de cierre, etc). – Evaluación del desarrollo y los procesos (después del evento evaluar las presentaciones, el desempeño de todos los actores, funcionalidad de los procesos diseñados y aplicados, experiencias aprendidas, propuestas de mejora continua, etc.) |
8 Las BPP han desarrollado minuciosamente todos los aspectos de la publicación de artículos, por ejemplo las pautas propuestas por el ICMJE que son aplicables por completo a las publicaciones escritas resultantes de CPA. |
