Как выиграть научный грант: секреты бюджетного плана
This article is also available in: English, Turkish, Portuguese, and Spanish
Каждый исследователь знает, что получение финансовой поддержки в виде научных грантов имеет решающее значение для успешной карьеры. Для того чтобы выиграть грант, в первую очередь нужна выдающаяся научная идея. Но слишком легко упустить из виду еще один аспект, который может иметь решающее значение: адекватная оценка стоимости проекта и его бюджет.
Бюджетный план является ключевым элементом заявки на получение гранта. В нем должна быть показана стоимость предлагаемого проекта. Этот план-прогноз расходов и служит главным индикатором для финансирующих организаций. Бюджет показывает, как получатель гранта будет управлять проектом и на что будут потрачены деньги в течение заданного периода. Эффективно представленный бюджет помогает рецензентам определить, как будет осуществляться проект. Детали бюджета обычно показывают, был ли предлагаемый проект тщательно спланирован и может ли он в конечном итоге быть осуществимым. Бюджет должен содержать точную оценку всех статей и сумм расходов. Подготовка хорошего бюджета – дело не простое, которое требует достаточно знаний и времени. Убедитесь, что вы начинаете готовить свое предложение задолго до конечного срока подачи заявок.
Что делать новичкам-исследователям, кто впервые составляет бюджет для гранта
Важно следовать правилам и ограничениям, указанным теми финансирующими органами, которые устанавливают ограничение на сумму, которую можно запросить. Важно также знать, на что можно запрашивать деньги. Некоторые гранты, например, поддерживают только зарплату сотрудникам. Тогда как другие гранты поддерживают только покупку оборудования. В самом начале процесса подачи заявки, когда вы уже знаете правила в общих чертах, исследователь должен определить, что является ключевым пунктом для достижения исследовательских целей проекта и сконцентрироваться на нем.
Очень важно встретиться с администрацией вашего университета или с кем-то из отдела управления грантами. Специалисты должны просмотреть ваш первоначальный бюджетный “список пожеланий” и убедиться, что ваш план соответствует схеме гранта. Они также смогут помочь вам найти всю необходимую информацию о зарплатах, о ценах на расходные материалы и командировочные расходы. Хотя сейчас относительно легко получить котировки и смету расходов в интернете, все-таки надежнее получить эти данные от специалистов в этой области. Многие университеты предлагают специальные курсы по написанию исследовательских грантов. Воспользуйтесь этой возможностью – эти знания пригодятся.
Очень помогает возможность посмотреть на бюджетные предложения по аналогичным проектам, которые были профинансированы. Это даст вам общее представление о том, какой бюджет рецензенты считают разумным. Крайне важно, чтобы авторы следовали рекомендациям, изложенным университетом и финансирующими организациями. Будет обидно, если отличный грант завалят из-за неправильного оформления. Очень важно представлять бюджет в предельно понятной форме, чтобы рецензенты могли легко понять проблему исследования, почему проект должен получить финансирование, и почему нужна такая сумма на поддержку.
С чего начинать и как составить план для бюджета?
Основные пункты бюджета будут определяться тем, какие ресурсы необходимы для выполнения предлагаемой работы, а также требованиями финансирующего учреждения. Так, например, вы можете захотеть приобрести новое оборудование, но крупные закупки оборудования могут быть ограничены или полностью запрещены программой финансирования, поэтому вам, возможно, придется искать альтернативные решения. Это не беда – всем приходится соответствующим образом адаптировать свой бюджет.
Какую программу использовать для составления бюджета? Здесь у вас есть выбор. Обычно используется Excel, так как эта программа позволяет легко обновлять и отслеживать изменения и составлять функции для вычисления ставки косвенных затрат и дополнительных выгод. Университет Колледж Лондона (UCL) использует инструмент расчета затрат под названием Worktribe. Есть и другие варианты.
Первым шагом к разработке бюджета проекта является ваш упрощенный план исследований и необходимые участники, и материалы для исследований, к которым мы должны привязать денежные расходы. Это самый логичный и простой способ разработать бюджет для гранта. Не забудьте про сроки. Если ваша программа рассчитана на год, в вашем описании должно быть четко указано, что программа будет работать в течение одного года, а ваш бюджет должен отражать расходы за тот же год.
Бюджет обычно включает две категории: прямые и косвенные расходы.
Прямые расходы:
Основная часть бюджета обычно представлена прямыми расходами (деньгами) на оборудование, заработную плату и пособия, командировочные и административные расходы, оплату за помещение и его содержание в рабочем состоянии. Расценки должны быть основаны на соответствующих тарифах учреждения, которое поддерживает представляемый проект. Как правило, каждое учебное заведение имеет свои команду администраторов, которые заботятся обо всех деталях, поэтому обязательно проверьте ресурсы, предоставляемые вашим университетом.
- Персонал
Расходы на персонал часто являются самой дорогой частью исследовательского проекта. Определите, сколько времени требуется персоналу для достижения целей исследования, какие навыки необходимы, следует ли предоставить проект аспирантам или более опытным и, следовательно, более дорогостоящим исследователям. Но стоит ли мелочиться на эту статью расходов? Помните, что команда, которую вы наберете, является залогом успеха вашего проекта.
Если вы планируете сотрудничество с другими группами и проект подразумевает совместное администрирование несколькими университетами, то нужно указать общие затраты и указать, где и кто будет использовать указанные суммы. Для всего вовлеченного персонала нужно указать роль и рабочие часы (время), затраченное на проект.
Обязательно нужно перечислить другие источники дохода для покрытия расходов. Если часть проекта будет поддержана из другого источника, это должно быть указано. Кстати, частичная оплата расходов, не покрываемых запрашиваемым грантом, очень помогает представить грант в лучшем свете. У рецензента будет уверенность, что проект имеет большие шансы на выполнение, если проект поддержан несколькими источниками финансирования.
Бюджет нужно обосновать и объяснить почему вам нужны деньги на указанные расходы. Например, если вам нужно проводить эксперименты в области спектрометрии, то нужно указать что вам нужен специалист в этой области или, что вам нужно потратить деньги на обучение персонала.
- Оборудование и необходимые материалы
Другие существенные расходы включают покупку лабораторного оборудования, компьютерного программного обеспечения и расходных материалов для исследований (текущие расходы), получение доступа к специализированным исследовательским центрам, поездки для полевых работ, посещение семинаров или конференций.
Текущие (каждодневные) расходы
Текущие/каждодневные расходы – это затраты, которые будут потрачены в течение всего срока действия проекта. К этой категории относятся расходные (одноразовые) материалы, химикаты, изделия из стекла, оплата суб-контракторам за лабораторные испытания вне основной лаборатории, диагностические наборы, канцелярские принадлежности, связь, почтовые расходы, телефонные сборы, инструменты для сбора информации, оплата за публикации и т.д. Текущими расходами могут считаться также пособия для пациентов/участников тестирования, оплата за питание, за услуги врача, и другие подобные затраты. Разбейте бюджет на несколько подгрупп. Наиболее важные группы должны быть представлены первыми, а такие как общие канцелярские принадлежности, учебные и учебные принадлежности и компьютерные принадлежности, могут быть представлены все вместе в одной группе в самом конце.
Наиболее крупные статьи расходов указаны ниже.
- Материалы и техническое обслуживание лабораторий и оборудования
Затраты на необходимые материалы, такие как стеклянная посуда, химические вещества, лабораторные животные, и другие расходы менее 1000 долларов США (сумма может быть определена условиями финансирования), обычно не должны быть слишком детализированы. На всякий случай лучше указывать количество необходимых материалов с запасом, с расчетом на непредвиденные случаи.
Оборудование определяется как объект имущества, стоимость приобретения которого составляет 5000 долларов США или более (уточните сумму в правилах подачи гранта). Финансирующие организации часто тщательно изучают запрос на покупку оборудования. Предоставьте им всю необходимую документацию о запрашиваемом оборудовании. Затраты на оборудование должны быть четко определены и включать технические характеристики. Вы должны объяснить, как новый аппарат/прибор поможет выполнить поставленные задачи.
- Затраты на животных
Лабораторные животные часто включены в раздел “материалы”. Предоставьте подробную информацию о том, как вы вычисляли расходы на животных. Укажите количество животных, которых вы планируете использовать, цену покупки животных, а также суточные по уходу за животными в вашем учреждении. В большинстве случаев вам потребуется обоснование числа животных, необходимых ваших экспериментов.
- Расходы на публикацию статей
Вы можете включить расходы, связанные с публикацией и распространением результатов вашего исследования. Многие научные журналы не публикуют статьи бесплатно. Вам потребуется платить за публикацию в журналах с высоким рейтингом.
- Консультационные услуги
Консультанты могут помочь с обработкой данных, но не должны принимать решения о направлении исследований. Вам следует указать, если вы планируете пользоваться специализированными услугами консультантов, такими, как например специалистами в области статистики.
- Расходы на необходимые одноразовые услуги
Одноразовые расходы, которые не повторяются через регулярные промежутки времени, включают в себя затраты на нерегулярный доступ к специализированному оборудованию или инструментам, или необходимость в программном обеспечении. Доля бюджета, выделяемого на подобное пользование, может сильно варьировать (от 25% до 90% от всего бюджета).
- Командировочные расходы
Бюджет, выделенный на поездки, может быть использован для участия в совещаниях, конференциях, семинарах и учебных программах. В этом подразделе могут быть предусмотрены командировочные расходы на сбор данных и посещение других центров исследования.
- Проведение конференций
Организация семинаров или конференций, как правило, обходится дорого. Затраты на конференцию могут включать в себя стоимость аренды помещения или найма аудиовизуального оборудования. Если вы просите деньги для оплаты мероприятия, вы должны указать конкретные даты и точное местоположение конференции. Предоставьте подробную информацию о количестве участников и стоимость их участия. В этом разделе можно указать расходы на подарки или гонорары для докладчиков.
- Дополнительные (накладные) расходы
Затраты, которые не могут быть непосредственно отнесены к основным расходам проекта, но необходимы для выполнения проекта, должны быть указаны в этом разделе. Их также называется накладными расходами. Это расходы на администрирование и помещение, коммунальные услуги (электричество, вода), членство в библиотеке и другие необходимые компоненты. Часто помещение и соответствующие услуги предоставляются основным учреждением для проведения предлагаемого исследовательского проекта. В таком случае накладные расходы могут быть исключены из бюджета. Но в большинстве случаев, фиксированные затраты (5-15% от общего бюджета) выделяются на покрытие накладных расходов.
Насколько точным и подробным должен быть бюджет?
Точная оценка бюджета иногда помогает получить грант. Если ваш проект профинансирован, вы поймете, что тщательная оценка различных затрат на этапе подачи заявки не только гарантирует оптимальное использование средств, но и сделает практическую реализацию исследовательского проекта более плавной.
Завышение расходов может произвести негативное впечатление на опытных рецензентов. Но недооценка расходов тоже вредна, так как проект может оказаться недостаточно обеспеченным ресурсами и в итоге невыполним. Постарайтесь продемонстрировать компетентность и наличие инфраструктуры для поддержки экспериментов.
Краткое описание шагов для составления бюджета
- Первое, что вам нужно будет выяснить, это формат гранта. Получите указания по оформления заявок. Будьте реалистичны в отношении суммы гранта, которую вы запрашиваете.
- Классифицируйте свои расходы таким образом, чтобы это имело смысл. Ваша цель состоит в том, чтобы спонсор понимал, что он финансирует и хотел вас поддержать.
- Убедитесь, что расходы точно соответствуют вашему проекту. Это должно быть понятно с первого взгляда на ваш бюджет.
- Используйте реальные цифры. Очень важно, чтобы вы основывали свои бюджетные расходы на истинных ценах/затратах. Вы можете приложить расценки к гранту в поддержку вашего бюджета.
- Убедитесь, что ваши цифры складываются в общую суммой расходов, не сделайте арифметических ошибок!
- Сделайте бюджет предельно понятным для спонсора/рецензентов.
- Укажите как расходы, так и доходы. Ваш бюджет грантов должен содержать два раздела: один, в котором описываются ваши расходы, а другой, в котором показаны ваши доходы. Обязательно укажите откуда будут поступать дополнительные деньги для оплаты вашей программы или проекта и сколько будет генерировать каждый источник дохода.
Как только вы получите финансирование (желаем всем удачи!), у вас появятся новые вопросы и новые проблемы. Нужно будет разобраться как вы будете отслеживать свои расходы. Что произойдет, если вы превысите или сократите бюджет? Кроме того, бюджетный план требует подотчетности. Вы должны все время контролировать расходы, чтобы избежать перерасходов.
